Budget transparency in a student club

Case process

1

Read the case

Read the problem, background and constraints; download the files.
2

Form your team

Work alone or in a team of up to three people.
3

Submit your solution

Upload your solution and optional deck before the deadline.
4

Evaluation

The jury scores the entries; winners are published in the archive.

Best solutions

Announced on 17 August 2026

1st place ★ Submitted solutions Solution

Monthly one-page budget worksheet

Aylık tek sayfalık bütçe kartı

Selin Doğan · 19 August 2026

2

I’ve condensed the club budget into a single page that anyone can read: revenue items on the left, expense items on the right, and the remaining balance at the bottom. During the first week of each month, this chart is posted on the club bulletin board and uploaded as a PDF to the school’s shared drive. Expense receipts are numbered and stored in the same folder; the receipt number is listed next to each line item on the chart. This way, the question “Where did the money go?” is answered at a glance, and no separate meeting is needed for an audit.

Kulüp bütçesini herkesin okuyabileceği tek bir sayfaya indirdim: gelir kalemleri solda, gider kalemleri sağda, altta kalan bakiye. Her ayın ilk haftası bu kart kulüp panosuna asılır ve okulun ortak sürücüsüne PDF olarak yüklenir. Harcama fişleri numaralandırılıp aynı klasörde saklanır; kartın üzerindeki her kalemin yanında fiş numarası yazar. Böylece 'para nereye gitti' sorusu tek bakışta yanıtlanır ve denetim için ayrı bir toplantı gerekmez.

🏆 Grand prize: CEO ile öğle yemeği + prestij rozeti

Jury score: 92.5

2nd place Solution

Two-signature spending rule

İki imzalı harcama kuralı

Burak Ergün · 19 August 2026

1

The root of the transparency issue is not record-keeping, but authority. I propose that every expenditure over 250 TL be jointly approved by the club president and the treasurer. Instead of using WhatsApp for approval, a single form will be used; the form is automatically entered into a spreadsheet, which is then made available to club members with view-only access. At the end of the month, the spreadsheet serves as a ready-made budget report. To avoid delays for small expenses, expenditures under 250 TL will continue to require only a single signature.

Şeffaflık sorununun kaynağı kayıt değil, yetki. 250 TL üzerindeki her harcamanın kulüp başkanı ve sayman tarafından birlikte onaylanmasını öneriyorum. Onay için WhatsApp yerine tek bir form kullanılır; form otomatik olarak bir tabloya düşer ve tablo kulüp üyelerine görüntüleme yetkisiyle açılır. Ay sonunda tablo zaten hazır bir bütçe raporudur. Küçük harcamalarda hız kaybı olmaması için 250 TL altı tek imzayla kalır.

🏆 Grand prize: Yaz döneminde 2 haftalık staj gözlemi

Jury score: 85

3rd place Solution

Class Representative Oversight Team

Sınıf temsilcisi denetim ekibi

Ahmet K. · 19 August 2026

0

I propose forming a three-person audit team with one representative from each class. The team will meet twice during the term to count the slips and write a brief note. The note should be no longer than two sentences: what was checked, and whether there are any issues. No one reads long reports. The team members rotate each term, so the audit isn’t dependent on any one person, and many students learn how to review the budget.

Her sınıftan bir temsilcinin katıldığı üç kişilik bir denetim ekibi kurulmasını öneriyorum. Ekip dönemde iki kez toplanıp fişleri sayar ve kısa bir not yazar. Not iki cümleden uzun olmasın: ne bakıldı, bir sorun var mı. Uzun rapor kimse okumuyor. Ekibin üyeleri her dönem değişir, böylece hem denetim tek kişiye bağlı kalmaz hem de bütçe okumayı çok sayıda öğrenci öğrenir.

🏆 Grand prize: Prestij rozeti

Jury score: 78

CEO closing review

All three solutions converged on the same point: transparency means fewer and more readable documents, not more of them. The one-page card from the first entry, combined with the two-signature rule from the second, forms a workable standard for clubs.

Analysis document

Submitted solutions

3 solutions

1st place ★ Submitted solutions Solution

Monthly one-page budget worksheet

Aylık tek sayfalık bütçe kartı

Selin Doğan · 19 August 2026

2

I’ve condensed the club budget into a single page that anyone can read: revenue items on the left, expense items on the right, and the remaining balance at the bottom. During the first week of each month, this chart is posted on the club bulletin board and uploaded as a PDF to the school’s shared drive. Expense receipts are numbered and stored in the same folder; the receipt number is listed next to each line item on the chart. This way, the question “Where did the money go?” is answered at a glance, and no separate meeting is needed for an audit.

Kulüp bütçesini herkesin okuyabileceği tek bir sayfaya indirdim: gelir kalemleri solda, gider kalemleri sağda, altta kalan bakiye. Her ayın ilk haftası bu kart kulüp panosuna asılır ve okulun ortak sürücüsüne PDF olarak yüklenir. Harcama fişleri numaralandırılıp aynı klasörde saklanır; kartın üzerindeki her kalemin yanında fiş numarası yazar. Böylece 'para nereye gitti' sorusu tek bakışta yanıtlanır ve denetim için ayrı bir toplantı gerekmez.

🏆 Grand prize: CEO ile öğle yemeği + prestij rozeti

Jury score: 92.5

2nd place Solution

Two-signature spending rule

İki imzalı harcama kuralı

Burak Ergün · 19 August 2026

1

The root of the transparency issue is not record-keeping, but authority. I propose that every expenditure over 250 TL be jointly approved by the club president and the treasurer. Instead of using WhatsApp for approval, a single form will be used; the form is automatically entered into a spreadsheet, which is then made available to club members with view-only access. At the end of the month, the spreadsheet serves as a ready-made budget report. To avoid delays for small expenses, expenditures under 250 TL will continue to require only a single signature.

Şeffaflık sorununun kaynağı kayıt değil, yetki. 250 TL üzerindeki her harcamanın kulüp başkanı ve sayman tarafından birlikte onaylanmasını öneriyorum. Onay için WhatsApp yerine tek bir form kullanılır; form otomatik olarak bir tabloya düşer ve tablo kulüp üyelerine görüntüleme yetkisiyle açılır. Ay sonunda tablo zaten hazır bir bütçe raporudur. Küçük harcamalarda hız kaybı olmaması için 250 TL altı tek imzayla kalır.

🏆 Grand prize: Yaz döneminde 2 haftalık staj gözlemi

Jury score: 85

3rd place Solution

Class Representative Oversight Team

Sınıf temsilcisi denetim ekibi

Ahmet K. · 19 August 2026

0

I propose forming a three-person audit team with one representative from each class. The team will meet twice during the term to count the slips and write a brief note. The note should be no longer than two sentences: what was checked, and whether there are any issues. No one reads long reports. The team members rotate each term, so the audit isn’t dependent on any one person, and many students learn how to review the budget.

Her sınıftan bir temsilcinin katıldığı üç kişilik bir denetim ekibi kurulmasını öneriyorum. Ekip dönemde iki kez toplanıp fişleri sayar ve kısa bir not yazar. Not iki cümleden uzun olmasın: ne bakıldı, bir sorun var mı. Uzun rapor kimse okumuyor. Ekibin üyeleri her dönem değişir, böylece hem denetim tek kişiye bağlı kalmaz hem de bütçe okumayı çok sayıda öğrenci öğrenir.

Budget transparency in a student club

Problem

Background

Constraints

Expected solution

Case process

Best solutions

Monthly one-page budget worksheet

Aylık tek sayfalık bütçe kartı

Two-signature spending rule

İki imzalı harcama kuralı

Class Representative Oversight Team

Sınıf temsilcisi denetim ekibi

CEO closing review

Submitted solutions

Monthly one-page budget worksheet

Aylık tek sayfalık bütçe kartı

Two-signature spending rule

İki imzalı harcama kuralı

Class Representative Oversight Team

Sınıf temsilcisi denetim ekibi

Submit your solution

Comments

More pages in Case Stories